Projektmanagement

Herausforderung Projektarbeit

Zur Bewältigung unterschiedlichster und komplexer Aufgaben - angefangen von Bauvorhaben, technischen Entwicklungen bis hin zu organisatorischen Vorhaben, wie z.B. der Einführung eines neuen EDV-Verfahrens, hat sich Projektmanagement als Lösungsstrategie bewährt.

Problemlösung in Form von Projekten macht Sinn, sofern:

• das zu lösende Problem relativ komplex ist,
• der Lösungsweg zunächst unbekannt ist,
• das Projekt sich zeitlich begrenzen lässt,
• Bereichs-/fachübergreifende Zusammenarbeit erforderlich ist und
• das Problem strategische Bedeutung besitzt.

Erst wenn all diese Kriterien gegeben sind, sollte die Initiierung eines Projektes erwogen werden. Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben bietet sich stattdessen eine prozessorientierte Vorgehensweise an, für weniger komplexe Aufgabenstellungen oder Probleme mit bekanntem Lösungsweg muss das Rad nicht wieder neu erfunden werden. Fehlt hingegen eine zeitliche Begrenzung, entwickeln Projekte ein ungewolltes Eigenleben und führen zu einer Organisation in der Organisation.

Technische Aspekte der Projektarbeit

Durch eine systematische Vorgehensweise werden Projekt und Aufgabenstellung strukturiert. Standardisierte Vorgehensmodelle und Phasenmodelle helfen bei der Vorstrukturierung.

Die ASAP-Methodik der SAP AG für die Einführung von SAP R/3 ist ein Beispiel für ein solches Vorgehensmodell und stellt bereits viele vorgefertigte Konzepte, Tools und Musterdokumente zur Verfügung.

Hier ein weiteres Beispiel für ein einfaches Phasenmodell aus einem Beratungsprojekt:

Standards für modernes Projektmanagement wurden vom renommierten Project Management Institute (PMI) im PMBOK (Project Management Body of Knowledge)-Guide definiert. Vom PMI beschriebene Felder des Projektmanagement sind:

• Integration Management
• Scope Management
• Time Management
• Cost Management
• Quality Management
• Human Resource Management
• Communications Management
• Risk Management
• Procurement Management

Die konsequente Einbeziehung von Zielvorgaben sorgt für eine konsequente Zielorientierung und erlaubt eine Operationalisierung des Gesamtvorhabens. Die Zielerreichung wird messbar.

Projektplanung

Projektplanung ist sowohl Voraussetzung für ziel-orientiertes Arbeiten als auch Grundlage der Selbstorganisation eines Projektes.

Während der Projektplanung werden Vorstellungen über den personellen, sachlichen und finanziellen Rahmen, sowie den zeitlichen Ablauf des Projektes entwickelt. Das Ergebnis ist der Projektplan, der Grundlage für die Steuerung und Maßstab für die Kontrolle des Projektes ist.

Bewährte Planungshilfen sind z.B. Gannt-Diagramme:

oder Netzpläne,

die aus geeigneten Planungstools wie Microsoft Project direkt aus einer Projekt-Datenbank generiert werden können.

Projektsteuerung & -kontrolle

Das Wechselspiel von Planung, Steuerung und Kontrolle stellt letztlich den Projekterfolg und die Zielerreichung sicher. Projektkontrolle macht Planabweichungen sichtbar und erlaubt eine Analyse der Ursachen. Sie stellt weiter die Beurteilungs- und Entscheidungsgrundage für verantwortliche Gremien dar und ermöglicht erst Eingriffe zur gezielten Steuerung des Projektgeschehens.

Maßnahmen der Projektsteuerung sollen den Projektablauf (= die reale Projektabwicklung) auf dem geplanten Kurs halten oder bei Planabweichungen ggf. die Richtung korrigieren. Die Feststellung von Planabweichungen ist wiederum Aufgabe der Projektkontrolle.

Erfolgsfaktoren

Die Anwendung von Projektmanagement-Techniken liefert zwar eine strukturierte Vorgehensweise und schafft Transparenz, stellt aber bei weitem noch keinen Projekterfolg sicher.

Um Projekte nicht nur zu verwalten, sondern sie erfolgreich umzusetzen und abzuschließen, ist ein ganzheitliches Verständnis von Projektmanagement erforderlich.

Aus dieser Sichtweise und der von den Beratern der PMBS in vielen Projekten gesammelten Erfahrungen  kristallisieren sich 3 Erfolgsfaktoren heraus, die häufig mehr zum Erfolg oder Nicht-Erfolg eines Projektes beitragen als sture Anwendung  von Management-Tools. Diese sind:

• Teamgeist
• Informationsfluss
• Change Management

Projektmanagement-Techniken ergänzen diese Erfolgsfaktoren um ein Tooling, dessen Einsatz differenziert und für die spezifischen Anforderungen angemessen erfolgen muss.

Teamgeist

Natürlich ist das zur Verfügung stehende Projektteam von entscheidender Bedeutung. Bei der Besetzung der Projektorganisation kann man in der Regel nicht aus dem vollen Schöpfen und die vermeintlich geeignetsten Kandidaten sind mit anderen Aufgaben überschüttet. Neben der reinen Besetzung und der Verfügbarkeit spielen aber v.a. auch soziale Aspekte, Motivation und Kommunikationsfähigkeiten eine entscheidende Rolle. Projekte besitzen häufig eine hohe Eigenkomplexität und sind mit „schwierigen“ Rahmenbedingungen (knappe Ressourcen, Termindruck, etc.) konfrontiert. An die Führung eines Projektteams resultieren daher besondere Anforderungen, deren Erfüllung Voraussetzung für den Erfolg sind.

Informationsfluss

Der Informationsfluss im Projekt muss über die Teamgrenzen hinaus mit allen Betroffenen sichergestellt werden. Kommunikation, aber auch das leidige Thema Dokumentation, für das „normalerweise“ nie genügend Zeit bleibt, müssen sichergestellt werden. Sowohl die Projektarbeit als auch die Projektergebnisse stehen in ständiger Wechselwirkung mit dem Projektumfeld. Wesentlich ist vor allem die Sicherstellung der Akzeptanz der Ergebnisse und ihre Wirksamkeit.

Change Management

Aufgrund der Komplexität und Bedeutung von Projekten sind Widerstände sowohl innerhalb des Projektteams als auch bei den Betroffenen an der Tagesordnung. Nur ein von Anfang an in das Projektmanagement integriertes Change Management kann dies verhindern. Die Aufwände für ein Change Management reduzieren Reibungsverluste und tragen so wesentlich zum Projekterfolg bei.

PMBS-Beratungsangebot

Mit unserer Erfahrung und der angemessenen Flexibilität helfen wir Ihnen im Projektmanagement. Wir sind seit 1998 als PMBS für unsere Kunden tätig und haben u.a. SAP R/3 Einführungen, Datawarehouse-Projekte, Organsiationsprojekte und Software-Entwicklungen in Industrie und im Bankenbereich erfolgreich durchgeführt und begleitet.

Projektmanagement-Schulung

Die  Beschreibung einer von der PMBS entwickelten Projektmanagemen-Schulung finden Sie hier.